Điều kiện của thành công — Đơn vị thực thi biến suy nghĩ thành hiện thực

Giữa một ngày bận rộn, việc quan trọng vẫn còn đó

Những việc bị đẩy lùi giữa kế hoạch và thực tế

Ai cũng mong muốn thành công. Có người muốn đạt được sự dư dả về tài chính; có người muốn được công nhận trong lĩnh vực của mình. Bắt đầu công việc kinh doanh đã ấp ủ từ lâu, có được kỹ năng và năng lực mới, tìm lại một cơ thể khỏe mạnh, giữ lời hứa với chính mình và đạt tới sự bình yên nội tâm — tất cả đều là thành công. Hình dáng và tên gọi của thành công khác nhau ở mỗi người, nhưng khát vọng được thực sự sống cuộc đời mình mong muốn thì ai cũng cảm nhận một cách sâu sắc và cấp thiết.

Từ khát vọng ấy, ta lập kế hoạch. Ta mua những cuốn sách cần thiết, mở sổ, ghi lại ý tưởng trong đầu và sắp xếp những việc phải làm. Ban đầu, dường như điều gì cũng có thể thực hiện được. Nhưng chỉ vài ngày sau, những việc khẩn cấp bắt đầu chen thẳng vào giữa kế hoạch. Ta trả lời dòng tin nhắn không dứt, giải quyết vấn đề đang ập tới và xử lý những yêu cầu không thể trì hoãn cho đến khi ngày tàn. Ta rõ ràng đã vận động hết sức suốt cả ngày, nhưng điều cốt yếu nhất mà mình muốn thay đổi trong cuộc đời vẫn nằm nguyên ở chỗ của ngày hôm qua.

Sức nặng của những việc chưa hoàn tất

Trong lòng ta, sức nặng của những việc còn dang dở cứ chồng lên nhau: bản đề xuất kinh doanh từng định đưa ra thị trường, việc học chuyên sâu từng muốn bắt đầu, thói quen vận động từng quyết tâm quay lại. Ban đầu ta gạt đi bằng câu “ngày mai làm cũng được”, nhưng khi nhiều lần tự mình phá vỡ cùng một lời hứa, niềm tin vào bản thân cũng mờ dần bên cạnh sức nặng của chính công việc. Ta biết quá rõ mình muốn gì, nhưng con đường biến mong muốn ấy thành một kết quả cụ thể trong hiện thực vẫn mãi không mở ra.

Nhiều người quy trạng thái này cho “thiếu ý chí” hoặc “lười biếng” rồi tự trách mình. Nhưng công việc chưa hoàn tất không chỉ nằm lại trên bàn. Nó chợt hiện lên cả lúc ta nghỉ ngơi và níu lấy một phần tâm trí khi ta đang làm việc khác. Hiệu ứng Zeigarnik — xu hướng để những việc chưa hoàn tất lưu lại trong tâm trí — cũng gợi lại trải nghiệm ấy. Cơ thể đã kết thúc công việc của hôm nay, nhưng tâm trí vẫn mắc ở nhiều nơi. Càng nhiều việc ta biết mình phải làm mà vẫn chưa khép lại, ta càng khó cảm thấy thật sự nhẹ nhõm khi ngày đã hết.

Biến mục tiêu lớn thành hành động có thể hoàn tất hôm nay

Điểm mà suy nghĩ bắt đầu thay đổi hiện thực

Muốn dừng sự quấy nhiễu ấy và đưa suy nghĩ vào hiện thực, ta phải vượt qua một điểm quyết định: điểm mà suy nghĩ trở thành hành động cụ thể và tác động trực tiếp lên thế giới thực.

Dù thiết kế và hình dung một bánh xe tinh vi đến đâu trong đầu, bánh xe ấy cũng không tự lăn. Chỉ khi ta thực sự tìm vật liệu, tạo hình, gắn chắc nó vào trục và truyền lực vào đó, nó mới bắt đầu chuyển động. Quyết định bánh xe sẽ lăn về hướng nào là điều cần thiết, nhưng hiện thực chỉ đổi khác khi quyết định ấy đi tới việc chế tạo bằng đôi tay và chuyển động thật sự.

Mọi thay đổi con người mong muốn cũng hoàn toàn như vậy. Muốn có được niềm tin của khách hàng, ta phải nhìn thấu nhu cầu chưa được đáp ứng và đặt vào tay họ một kết quả thực chất giải quyết được vấn đề. Muốn xây dựng năng lực chuyên môn vượt trội, ta không thể dừng ở việc đọc; ta phải trực tiếp áp dụng, va vào chỗ hỏng và hành động để sửa nó. Nếu hành động cụ thể được xác định là cần thiết cho thành công không thật sự diễn ra trong hiện thực, cánh cửa sang bước tiếp theo sẽ không bao giờ mở. Cây cầu duy nhất nối quyết tâm mơ hồ trong đầu với thay đổi lớn lao ngoài đời cuối cùng vẫn là hành động cụ thể.

Từ giành được khách hàng mới đến hoàn tất bản nháp đề xuất

Thế nhưng, chỉ với những khẩu hiệu lớn như “phát triển công việc kinh doanh” hay “trở thành chuyên gia”, ta rất khó biết sáng nay vừa ngồi vào bàn thì phải bắt đầu từ đâu.

Giữa tâm trí đang hướng tới một mục tiêu xa xôi và đôi tay đang làm việc ngay lúc này vẫn có một khoảng cách. Muốn vượt qua khoảng cách ấy, ta phải thu nhỏ công việc, gỡ những yêu cầu đang đan thành nhiều lớp và đưa nó xuống quy mô có thể xử lý trong hôm nay. Nghiên cứu của Bandura về mục tiêu gần (proximal goals) cũng chỉ ra vai trò của những mục tiêu được đặt ở khoảng cách gần như vậy. Thay vì chỉ nhìn vào việc mình phải trở thành ai, ta bắt đầu thấy được mình cần làm gì trước tiên.

Hãy lấy quá trình ký được hợp đồng với một khách hàng mới làm ví dụ. Để đi đến quyết định cuối cùng, khách hàng phải có khả năng đánh giá rõ ràng những thay đổi thực chất sẽ diễn ra tại hiện trường khi áp dụng giải pháp của chúng ta. Vì vậy, cần có tài liệu phân tích so sánh cho phép họ nhìn ngay được quy trình hiện tại và trạng thái cải thiện sau khi triển khai. Muốn tạo tài liệu ấy, trước hết phải kiểm tra dữ liệu vận hành hiện tại của khách hàng, sắp xếp các chỉ số cốt lõi sẽ thay đổi và tạo ra bản nháp đầu tiên của đề xuất để có thể đưa vào đánh giá.

Khi đi xuống tới mức này, hành động của hôm nay mới hiện ra rõ ràng trước mắt. Bên trong mục tiêu xa xôi “giành được khách hàng mới”, ta có thể lấy ra một đơn vị cụ thể: “hoàn tất một bản nháp đề xuất so sánh hoạt động hiện tại của Công ty A với quy trình sau khi triển khai”. Nếu ngay cả việc ấy cũng quá lớn để hoàn tất trong một ngày, ta lại chia nó thành các đơn vị nhỏ hơn: kiểm tra dữ liệu hiện tại, sắp xếp nội dung so sánh và viết bản nháp. Mỗi kết quả đã được chia nhỏ như vậy cuối cùng sẽ trở thành một bậc thang vững chắc cho hành động tiếp theo đặt chân lên.

Việc nhỏ cũng cần điểm kết thúc và thứ tự ưu tiên

Đến đâu mới có thể gọi là hoàn tất?

Đây mới là lý do thực sự phải chia nhỏ công việc. Chia thành quy mô nhỏ không đơn thuần là một mẹo giảm gánh nặng tâm lý. Nó có nghĩa là tạo ra “một ranh giới thực tế để ta thật sự bắt đầu và khép lại trọn vẹn trong hôm nay”. Đơn vị ấy nên có thể hoàn tất trong một ngày, hoặc nếu khó hơn thì trong vài ngày. Chỉ khi đó ta mới có thể quan sát một cách khách quan, ở khoảng cách gần nhất, hành động của mình và kết quả do nó tạo ra.

Khi nắm giữ một công việc lớn như một khối duy nhất, ta phải chịu đựng một quãng thời gian dài mới đến được điểm kết thúc. Bám vào nó nhiều ngày mà vẫn chưa xong, trong lúc những việc khác không ngừng ập tới. Ta rõ ràng đang dốc sức nhưng không biết còn phải đi bao xa, thậm chí bắt đầu dao động trước câu hỏi liệu mình có thể làm tới cùng hay không. Mong muốn thành công càng tha thiết, quãng thời gian cứ trôi qua mà chưa chạm được tới sự hoàn tất càng trở nên nặng nề và bất an.

Hãy thử chia việc ấy xuống quy mô có thể hoàn tất hôm nay rồi thực sự làm một đơn vị đến cùng. Dù con đường tới toàn bộ mục tiêu vẫn còn dài, sự thật rằng ta vừa làm xong trọn vẹn một đơn vị do chính mình lựa chọn là điều hoàn toàn rõ ràng. Việc ta từng quyết định phải làm đã đi qua đôi tay mình và đến được điểm kết thúc. Cảm giác nhẹ nhõm và tự hào trong khoảnh khắc ấy trở thành sức mạnh để vươn tay tới việc tiếp theo. Trong một ngày vốn chỉ biết nhìn về thành công xa xôi và cố chịu đựng, giờ đã xuất hiện khoảnh khắc ta có thể tự mình đặt dấu kết thúc rồi bắt đầu lại.

Khi điểm kết thúc rõ ràng, việc đo lường mới trở nên khả thi. Ta có thể phân định chính xác bản nháp đề xuất đã thật sự nằm trên bàn hay căn cứ so sánh vẫn còn thiếu. Ta có thể đếm một cách trung thực việc nào mình đã làm tới cùng và việc nào vẫn dang dở trong số những việc đã chọn hôm nay. Một ngày từng bị phủ mờ bằng câu “hôm nay mình cũng đã làm việc rất vất vả” nay trở thành dữ liệu rõ ràng để ta nhìn lại hành động của mình một cách chính xác.

Hoàn tất nhiều việc và hoàn tất việc quan trọng

Tuy nhiên, hoàn tất nhiều việc trong hôm nay không tự động có nghĩa là ta đã tiến gần tới thành công mình mong muốn. Ta có thể dành cả ngày xử lý những việc vụn vặt dễ làm hoặc trả lời email, trong khi bản đề xuất cốt lõi quyết định thành bại của công việc kinh doanh vẫn bị bỏ đó, chưa hề được chạm tới.

Vì vậy, mỗi đơn vị thực thi nhất thiết phải có thứ tự ưu tiên. Ta phải nhìn thẳng một cách tỉnh táo: việc nào cần hoàn tất để mở ra bước tiếp theo, và nếu trì hoãn việc nào thì toàn bộ dòng chảy sẽ bị chặn lại nghiêm trọng; rồi sắp xếp thứ tự dựa trên câu trả lời ấy.

Sau đó, ta thật sự bắt đầu việc quan trọng đã chọn theo thứ tự ưu tiên và làm liên tục đến cùng. Mở những tài liệu cần thiết để đối chiếu, điền nội dung và để lại trong thế giới thực một bản nháp có thể chuyển sang vòng đánh giá tiếp theo. Kết quả chưa hề tồn tại trên đời vào sáng nay đã hiện hữu thành một thực thể rõ ràng vào tối nay. Đó là khoảnh khắc một ý định từng chỉ xoay vòng trong đầu đi xuyên qua hành động của chính ta và hạ xuống hiện thực như một bằng chứng cụ thể.

EXA gọi đơn vị thực thi này là Ring

Ý nghĩa của Ring

Đơn vị thực thi được tạo ra bằng cách chia hành động cần thiết cho thành công thành đơn vị nhỏ nhất có thể bắt đầu và kết thúc, xác định rõ ranh giới hoàn tất, rồi sắp thứ tự ưu tiên theo mức độ quan trọng.

EXA gọi đơn vị ấy là Ring. Việc thực hiện hành động đó tới cùng trong hiện thực và hoàn tất nó được gọi là “khép lại Ring (Ring Closure)”.

Khép lại Ring có nghĩa là gì

Khép lại Ring không đơn giản là xóa một ô đánh dấu và cho thấy ta đã xử lý thật nhiều việc. Nó có nghĩa là hiểu chính xác thành công mình mong muốn đòi hỏi điều gì, chọn việc quan trọng nhất và hoàn tất nó tới cùng thành một kết quả trong hiện thực.

Với những người đã thành công, đây là một “sự thật” rõ ràng đã được kinh nghiệm chứng minh. Trong lĩnh vực của mình, họ không sống bằng những khẩu hiệu lớn; họ là những người lặng lẽ khép từng Ring trong vô số Ring được đặt ra cho mình mỗi ngày.

Ngược lại, với những người chưa đạt tới thành công, điều này vẫn chỉ là một “giả thuyết”. Họ chưa tích lũy đủ trải nghiệm tự mình xác định một đơn vị thực thi nhỏ rồi khép nó lại đến cùng, hoặc thậm chí chưa từng thử.

Một lần hoàn tất tạo ra hành động tiếp theo như thế nào

Bằng chứng “mình đã làm được” tạo nên niềm tin vào bản thân

Nhưng ngay khoảnh khắc một Ring thật sự được khép lại, một thay đổi quyết định diễn ra bên trong con người. Căn cứ để tin vào bản thân chuyển từ quyết tâm trong đầu sang hành động đang hiện hữu trước mắt. Thuyết tự nhận thức (self-perception theory) của Daryl Bem cũng giải thích quá trình con người hiểu chính mình thông qua việc quan sát hành vi của bản thân. Nếu những ngày trì hoãn kế hoạch, để Ring mở rồi đi ngủ cứ lặp lại, tiềm thức sẽ tiếp nhận giả thuyết “mình là người chỉ quyết tâm nhưng không làm được” như một sự thật. Nhưng khi cuối cùng khép lại Ring quan trọng nhất tới cùng, ta có được niềm tin rằng “mình là người có thể biến điều mình đã tuyên bố thành hiện thực”. Dù thành công cuối cùng còn xa, sự thật rằng hôm nay ta đã hoàn tất đơn vị cốt yếu nhất được đòi hỏi ở mình là điều không ai có thể phủ nhận.

Trải nghiệm hoàn tất ấy không dừng ở việc khôi phục niềm tin vào bản thân; nó trở thành động lực cho hành động tiếp theo. Việc còn mịt mờ cho tới hôm qua nay đã thật sự tiến lên một bước, và ta cảm nhận được chính đôi tay mình vừa đẩy một điều gì đó về phía trước. “Bước tiến nhỏ trong công việc có ý nghĩa” được nói tới trong nghiên cứu của Teresa Amabile, hay Nguyên lý Tiến bộ (Progress Principle), cũng gặp gỡ trải nghiệm này. Con đường phía trước vẫn còn dài, nhưng giờ ta biết mình đang chuyển động trên chính con đường ấy.

Học trong khi làm và tìm lại sức mạnh để bắt đầu

Chỉ khi khép lại Ring, ta mới học được “phương pháp thật sự hoạt động trong hiện thực”. Chỉ khi thực sự hoàn tất bản nháp đề xuất, ta mới thấy còn cần hỏi khách hàng điều gì; chỉ khi tự tay triển khai một mô-đun nhỏ của hệ thống, ta mới nhận ra thiết kế ban đầu sai ở đâu và cần bổ sung gì. Ta hiểu trong lúc tiến về phía trước và nhận ra trong lúc hành động. Những ý tưởng sắc bén và cảm hứng kinh doanh không bao giờ có thể nảy ra chỉ bằng suy nghĩ trước bàn làm việc sẽ bắt đầu tuôn ra ngay tại hiện trường thực thi quyết liệt nơi một Ring được khép lại.

Một Ring đã khép không chỉ để lại kết quả. Nó còn để lại cảm giác được giải phóng vì đã hoàn tất, căn cứ để tin vào bản thân và phương pháp ta chỉ có thể biết sau khi trực tiếp thực hiện. Tất cả trở thành sức mạnh có thể gọi lại khi đối diện việc tiếp theo. Sau khi khép một Ring, việc phải làm kế tiếp hiện ra rõ hơn một chút và tâm thế bắt đầu việc đó cũng thay đổi. Sự hoàn tất gọi tới hành động tiếp theo, hành động ấy lại dẫn tới một lần hoàn tất mới; vòng tuần hoàn tích cực ấy lớn dần trong đời sống hằng ngày.

Hãy nhớ lại khoảnh khắc ta cuối cùng hoàn tất điều mình đã quyết tâm làm, lòng dâng lên cảm giác mãnh liệt. Sau khi làm được một việc khó, cách ta nhìn việc tiếp theo cũng thay đổi. Sức mạnh từ một lần hoàn tất đi vào hành động kế tiếp; khi hành động đó lại đi tới hoàn tất, ta có thêm một căn cứ để tin vào chính mình. Nếu ta tiếp tục tạo ra những khoảnh khắc như vậy trong đời sống hằng ngày thì sao? Nếu Ring khép hôm nay làm phát sinh hành động ngày mai, và sự hoàn tất ngày mai lại chuyển động ngày tiếp theo, những tích lũy ấy sẽ thay đổi cả nơi sâu nhất trong con người.

Khi một việc khó xuất hiện trước mắt, những việc ta từng làm tới cùng sẽ cùng trở lại trong ký ức. Ngay trước một mục tiêu mịt mờ, ta vẫn tìm được một đơn vị có thể bắt tay vào ngay lúc này và gọi ra từ chính mình sức mạnh để hoàn tất nó trước tiên. Sự tự tin và lòng tự trọng bén rễ vững chắc trên những hành động ta hoàn tất mỗi ngày. Cách ta nhìn cuộc đời mong muốn cũng thay đổi. Khát vọng thành công nối với hành động phải làm hôm nay, và những ngày thực hiện hành động ấy tới cùng tiếp tục chồng lên nhau. Trong quá trình liên tục khép các Ring, con người nuôi lớn sức mạnh tự mình làm cuộc đời chuyển động.

Một Ring quan trọng nhất phải khép vào ngày mai

ExaRing+ là một hệ điều hành thực thi đưa vòng tuần hoàn mạnh mẽ này vào vận hành trong hiện thực hằng ngày.

Nó chuyển những hành động mà thành công bạn mong muốn đòi hỏi thành các Ring rõ ràng, thúc đẩy bạn xác định ưu tiên và khép chúng lại tới cùng, rồi đưa năng lượng và bằng chứng tích lũy trong quá trình ấy trở lại hành động tiếp theo. Với những người chưa thành công, “việc khép lại Ring” vẫn chỉ là một giả thuyết. ExaRing+ tạo ra con đường chắc chắn nhất để họ trực tiếp thử nghiệm và kiểm chứng điều ấy trong đời sống hằng ngày, cho đến khi biến nó thành một “sự thật” vững chắc của chính cuộc đời mình.

Thành công không bao giờ đến chỉ từ hình dung trong đầu. Hành động mà thành công bạn mong muốn đòi hỏi cũng phải được hoàn tất bằng chính đôi tay bạn, trong hiện thực cụ thể của bạn.

Hãy nghĩ tới một Ring quan trọng nhất mà ngày mai bạn nhất thiết phải khép lại vì cuộc sống và công việc của mình. Hãy xác định Ring đó hướng vào điều gì, làm tới đâu thì có thể gọi là đã khép, và vì sao nó phải được làm trước tiên. Sau đó, hãy thật sự khép nó lại đến cùng.

Kết quả cụ thể mà một Ring đã khép để lại, cùng nguồn năng lượng bật ra từ bên trong nó, sẽ đưa ngày mai của bạn sang một quỹ đạo hoàn toàn khác.

Trong bài tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu phương pháp thực hành cụ thể để thiết kế và nối các Ring một cách vững vàng trong đời sống hằng ngày — những điều kiện của Ring và nguyên lý phục hồi nối một ngày với ngày kế tiếp.